ビジネスホンの留守番電話とIVRについて
YOLO今日はビジネスホンの留守番電話機能とIVR機能についてご紹介します。
こんにちは。ブログ担当のすずシーサーです。
☆この記事を読むとわかること☆
・留守番電話機能について
・IVR機能について
・どのビジネスホンで利用できるか
・最後に…
【留守番電話機能について】
留守番電話機能は不在時にかかってきた電話に自動で応答する機能です。「ただいま留守にしております」や「ただいま営業時間外となっております」というようガイダンスメッセージを流し、電話をかけてきた人にお知らせします。
この機能は、手動で設定することも、タイマーで自動で設定することもできます。また、留守番電話にはメッセージを流すだけの「ガイダンスタイプ」と相手の伝言を録音できる「録音タイプ」の2種類があります。
【IVRの機能について】
IVR（Interactive Voice Response）は自動音声応答システムの略称です。電話をかけるとIVRが起動し、「○○の方は１を、△△の方は２を、××の方は３を、もう一度お聞きになる場合は９を押してください」といったガイダンスが流れ、案内に従って番号を入力することで、該当の部署へつなぐことができます。さらに細かく番号分けて案内することも可能です。
IVRを導入することで、電話の一次受付が不要になり、発信者が直接担当部署へつながるため業務の効率化が図れます。
【どのビジネスホンで利用できるか】
小規模オフィス向けビジネスホン(S・Mタイプ)から大規模オフィス向けのビジネスホン(Lタイプ)まで幅広く対応しており、各種メーカーで留守番電話、IVR機能を備えております。
小規模オフィス向けビジネスホンでは留守番電話の機能が標準で搭載されていることが多く、IVRはライセンスやユニット追加によって利用可能な拡張機能として用意されております。
一方、大規模オフィス向けのビジネスホンでは、留守番電話やIVRを利用するためにライセンスやユニット追加が必要な場合が一般的です。
【最後に…】
弊社では沖縄県内でビジネスホンの工事、保守メンテナンスを行っております。これから留守番電話機能が利用したい、IVR機能を利用したいお客様はお気軽にお問合せください。
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