迷っているあなたへ！ビジネスホン導入のメリットと注意点

今日はビジネスホンを導入がオススメな条件とデメリットや注意点について解説していきます。

こんにちは。ブログ担当のすずシーサーです。

☆この記事を読むとわかること☆

・ビジネスホンとは
・導入がオススメな例
・導入が不向きな例
・導入時のメリット
・導入時のデメリット、注意点
・最後に…

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【ビジネスホンとは】

ビジネスホンは、外線と内線を組み合わせたオフィス向けの電話機です。スマートフォンや構内放送設備、ドアホン、ナースコールなど、さまざまな機器と連携可能で、業務効率の向上に役立ちます。

ビジネスホンについて詳しく解説した記事はこちら：ビジネスホンって何ができるの？

【導入がオススメな例】

ビジネスホンは導入するべき場所と、導入しても効果が限られる場所があります。以下のチェックリストを参考にして自社に当てはまる項目があるか確認してみましょう。

・電話が頻繁にかかってくる、またはかけることが多い
・複数の電話番号が一つの事務所にある
・複数の担当者が事務所内で電話対応をしている
・電話対応者が少なく、お客様をお待たせしている
・従業員が複数の部屋にいて迅速な連絡が必要
・出先の社員と通話料を気にせずに連絡を取りたい
・クレーム対応の際、通話内容を録音したい
・迷惑電話への対応として着信拒否機能を活用したい
・電話帳を従業員間で共有して効率的に運用したい
・構内放送をどこからでも行える環境が欲しい
・ドアホンや電子錠を席を離れずに操作したい

これらの機能が必要なら、ビジネスホンの導入が業務効率化に繋がります。特に上位項目ほど導入価値が高く、下位項目は付加機能として捉えることができます。

【導入が不向きな例】

ビジネスホンを導入しないほうがいい例も挙げていきます。

・普段は電話を利用しない(スマホや携帯も含めて)
・ワンルームで従業員が少ない(5名以下)
・リモートワークが中心でオフィスに人がいない

上記に当てはまる場合はメリットがないため、ビジネスホンの導入をお勧めしません。リモートワークでオフィスに人がいない場合はビジネスホンではなく、クラウドPBXの導入がお勧めです。

クラウドPBXについてはこちら：クラウドPBX

【導入時のメリット】

ここでは先ほどのチェックリストを例にどのように改善されるかをご紹介します。

・電話が頻繁にかかってくる、またはかけることが多い
　→電話回線や電話機が増えるので複数人での電話対応が可能

・複数の電話番号が一つの事務所にある
　→1台の電話機で複数の電話番号を利用できるので、電話機をまとめることが可能

・複数の担当者が事務所内で電話対応をしている
　→電話機を増やすことでいつでも電話が利用可能。事務所内でスマホから電話することがなくなり通話料金の削減が可能

・電話対応者が少なく、お客様をお待たせしている。
　→お待たせメッセージでお客様に案内可能

・従業員が複数の部屋にいて迅速な連絡が必要
　→電話機どうしを内線でつなぐことができるのでいつでも電話が可能

・出先の社員と通話料を気にせずに連絡を取りたい
　→スマホの内線化ができるので通話料を気にせずに通話可能

・クレーム対応の際、通話内容を録音したい
　→通話録音によりクレーム対応や聞き直しによる聞き間違いの防止が可能

・迷惑電話への対応として着信拒否機能を活用したい
　→特定番号の着信拒否や非通知の着信拒否などが可能なため不要な電話を取る必要がない

・電話帳を従業員間で共有して効率的に運用したい
　→電話機やスマホに共通の電話帳が登録可能

・構内放送をどこからでも行える環境が欲しい
　→電話機から構内放送の呼び出しが可能

・ドアホンや電子錠を席を離れずに操作したい
　→電話機でドアホンの応対や電子錠の開錠が可能

以上がビジネスホン導入時のメリットになります。導入後のイメージがつかめたことだと思います。

【導入時のデメリット、注意点】

導入時のデメリットや注意点はどのようなものがあるのか確認しておきましょう。

・イニシャルコスト（初期費用）
　ビジネスホンの初期導入費用は10～20台規模でおよそ60～100万円です。設置場所によっては配線作業が増加しさらに費用が上乗せされる場合があります。

・ランニングコスト（維持費用）
　電話回線の利用が増えるため回線費用、通話料などが増加します。スマホ連携を行えばスマホの通話料金は削減可能です。

・保守メンテナンス
　ビジネスホンは専門業者しか設定ができない項目があるため、電話番号の追加、内線番号の変更、電話機の移設などの際に業者へ依頼して対応してもらう必要があります。電話帳の追加やワンタッチボタンの登録などは利用者でも変更可能です。

・設置スペースの確保
　ビジネスホンは主装置と呼ばれる制御装置と電話機の組み合わせによって構成されています。電話機の設置場所以外にも主装置の設置スペースの確保が必要です。大体は電話回線やインターネット回線の近くに設置することが一般的です。

【最後に・・・】

いかがでしたでしょうか。ビジネスホンがオススメな利用条件について解説してみました。詳しくはお近くのビジネスホン販売店にお問い合わせください。沖縄県内(二次離島含む)のお客様は弊社でもご対応可能です。

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