ビジネスホン選定＆見積もり依頼のポイントについて

これからビジネスホンを導入予定の方、必見！！ビジネスホンの選び方と見積もりの取り方についてご紹介します。
こんにちは。ブログ担当のすずシーサーです

☆この記事を読むとわかること☆

・ビジネスホンの選び方
・見積もりの取り方
　〇台数と電話機の種類
　〇同時通話数と電話回線の種類
　〇必要な機能
　〇図面と設置場所
　〇費用の検討
　〇将来的な拡張性
・最後に…

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ビジネスホンの選び方

ビジネスホンにはさまざまなメーカーや種類があり、どの製品も似たような機能と価格帯で提供されています。そのため、大きな違いはほとんどないと考えてよいでしょう。操作感の観点から、すでにビジネスホンを利用している場合は同じメーカーの商品を選定することをお勧めします。

ただし、CTIやスマートフォン(スマホ)、ナースコールなどの特殊な連携機能を利用する場合は、対応しているメーカーかどうかを確認する必要があります。こういった詳細な選定は個人で調べるのが難しい場合もありますので、ビジネスホンの構築業者に相談するのがおすすめです。

この記事では、構築業者に見積もりを依頼する際のポイントをわかりやすく整理していきます。

見積もりの取り方

これから記載する内容を整理しておくと、ビジネスホンの構築業者から見積もり依頼の際に話がスムーズに進みます。事前に確認しておきましょう。

・台数と電話機の種類

まずは電話機の台数を決めましょう。デスクに1台ずつ設置したり、会議室や倉庫など普段利用する場所に電話機を設置しておくと便利です。また、電話機にも標準的な有線タイプのものと、利便性は高くなりますが高価なコードレスタイプがあります。基本は標準電話機として、動きながら電話機を使いそうな場所はコードレスタイプにしたりとおおよその数を決めておきましょう。

・同時通話数と電話回線の種類

電話の同時通話数（外線：社外との通話）を決めましょう。同時通話数はビジネスホンを選定するうえで重要なポイントです。使用人数に応じて適切な回線数を選定する必要があります。

例えば、コールセンターでは対応可能な人数と同時通話数を稼働率も踏まえて一致させることが必要です。一方で、一般的なオフィスでは普段電話利用が少ない場合、2回線程度でも十分です。規模別では、10台未満のオフィスでは4回線、10～30台のオフィスでは6～8回線が一般的です。

外線には光回線を利用する「ひかり電話」と、メタル回線を利用する「アナログ電話」があります。現在ではコストや利便性の面からひかり電話が主流です。一部では停電対策としてアナログ回線を利用する場合もありますが、転送電話機能を活用して携帯電話（スマホ）に転送することで代替可能です。

アナログ回線よりもひかり電話はコストが抑えられるため、現在アナログ回線を使用中の企業は、ビジネスホン導入と同時にひかり電話への切り替えを検討することをおすすめします。

・必要な機能

ビジネスホンには通話以外にも多彩な機能が搭載されています。必要な機能が備わっているかを事前に確認することが重要です。留守番電話や通話録音、外線転送、スマホやCTIとの連携機能など、幅広い用途に対応可能です。

また、工場や学校などでは、構内放送設備との連携が求められることもあります。こうした特定の機能を利用したい場合、要望をリストアップしておくと、選定や導入がスムーズになります。

・図面と設置場所

電話機を利用する際には、配線工事が必要です。配線費用の積算を依頼するために、距離がわかる図面に電話機の設置場所や光回線の設置場所を明記しておくと、スムーズに進められます。

また、ビジネスホンには主装置（制御装置）が必要です。設置スペースを確保することも忘れずに検討しましょう。主装置のサイズはメーカーによって異なりますが、例えばNTT製の主装置の場合、寸法は横幅444mm、高さ307mm、奥行き140mm程度です。

・費用の検討

ビジネスホンの構築には、小規模でも60～100万円ほどの費用がかかります。中規模から大規模になると、さらに高額になる可能性があります。耐用年数は6年が目安であり、リプレイスは6～7年を基準に検討するのが望ましいですが、10年ほど使用されるケースも多いです。

5年や7年を目安にリース契約で見積もりを取る方法もおすすめです。リース終了後は、返却、契約延長、または買取が可能なので、状況に応じて選択できます。

さらに費用を抑えたい場合、中古のビジネスホンを導入する選択肢もあります。新品の約半額で購入可能な場合もありますが、最新機種の中古品はコスト削減効果が少ないため、1世代前のモデルを目安に見積もりを取るのが良いでしょう。ただし、中古品は補償期間が短く、故障リスクが高い点には注意が必要です。

・将来的な拡張性

ビジネスホンには、使用可能な機能や台数に制限があります。今後、電話機や電話回線数の増加が見込まれる場合は、より高性能な主装置の導入を検討すると良いでしょう。

例えば、小規模向けのビジネスホンは、最大で電話機10台、電話回線8回線が利用可能ですが、それ以上の規模では中規模向けの機器へのアップグレードが必要になる場合があります。そのため、拡張予定がある場合はこれを考慮した選択をお勧めします。

さらに、将来的にリモートワークが主流となったり、事務所を移転する可能性がある場合は、柔軟性のある電話環境を提供できるクラウドPBXの導入も有効な選択肢です。

最後に・・・

ビジネスホンの選定や導入には時間がかかるため、事前に必要な台数や機能などの要望を明確にまとめておくことが大切です。これにより、見積もりの取得から導入までをスムーズに進めることができます。

弊社は沖縄県内でビジネスホン工事を行っております。お気軽にお問い合わせください：お問い合わせ

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